Wie zijn wij?

Wij zijn de Mental Care Group en bieden via verschillende labels mentale hulp en ondersteuning aan onze cliënten. Vanuit ons Shared Service Center (SSC B.V.) zorgen wij dat binnen de gehele Mental Care Group een hoog niveau van gegevensbescherming gewaarborgd is. Vitalmindz B.V.. is onderdeel van de Mental Care Group en is soms zelfstandig en soms samen met SSC B.V. verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”). Dit privacystatement heeft als doel je te informeren over hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken en beschermen.

Jouw aanspreekpunt over de verwerking van jouw persoonsgegevens is de Privacy Officer die werkt voor de gehele Mental Care Group, te bereiken via privacy@mentalcaregroup.nl. Natuurlijk kun je jouw vragen ook eerst aan jouw begeleider stellen. Als het nodig is, stuurt de begeleider jouw vraag door naar de Privacy Officer.

Dit privacystatement is geschreven voor onze (oud-)cliënten en onze zakelijke relaties zoals werkgevers en zorg- of hulpverleners.

Welke persoonsgegevens gebruiken we van onze (oud-)cliënten?

• Jouw contactgegevens, zoals je naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
• Jouw geslacht, geboortedatum en/of leeftijd;
• Identificerende nummers, zoals jouw cliëntnummer;
• Jouw burgerservicenummer (BSN);
• Gegevens over jouw verzekering/vergoeding;
• Gegevens van jouw aanmelder en/of andere contactpersonen, zoals bedrijfsarts, werkgever of casemanager;
• Jouw medische gegevens. Alles wat we moeten weten om jou begeleiding te kunnen bieden. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens over jouw klachten, de onderzoeken die je krijgt, de tests die je maakt, de vragenlijsten die je invult, jouw begeleidingstraject, de gesprekken die we voeren en jouw ervaring met de begeleiding. Hieruit kunnen ook andere bijzondere persoonsgegevens af te leiden zijn, zoals gegevens over jouw religie of seksuele leven;
• Indien van toepassing: Medicatiegegevens;
• Jouw stem of gezicht bij het maken van audio- en/of video-opnamen, maar alleen als je hier vooraf toestemming voor hebt gegeven.

Voor welke doelen gebruiken we jouw persoonsgegevens?

• Om te bekijken of we je begeleiding kunnen bieden en om geleverde begeleiding te  evalueren en eventueel gedeelten van de begeleiding weer over te dragen aan andere zorgverleners zoals de bedrijfsarts. De overdracht aan andere zorgverleners gaat altijd in overleg met jou.
• Om de aan jou geleverde begeleiding en eventueel overige diensten van Vitalmindz betaald te krijgen. We geven aan de opdrachtgever of werkgever geen gegevens over de inhoud van jouw begeleiding.
• Om contact met je te houden in het kader van jouw begeleidingstraject, bijvoorbeeld om een afspraakbevestiging te versturen. Voor dit soort contact kan je je niet afmelden. Soms willen we ook contact met je houden om je te vragen of je ergens interesse in hebt of ergens aan wil deelnemen, zoals een cliëntervaringsonderzoek, verzoeken van onze cliëntenraad of evenementen als een informatie- of evaluatiebijeenkomst. Voor deze overige vormen van contact kan je je afmelden via de afmeldmogelijkheid onderaan de betreffende e-mail.
• Om contact te houden met de opdrachtgever of jouw werkgever, bedrijfsarts- en/of andere contactpersonen. Wij delen alleen informatie met deze contactpersonen als jij daar toestemming voor hebt gegeven.
• Om het effect van onze begeleidingstrajecten te meten en de kwaliteit te verbeteren. We zijn altijd bezig om onze diensten te verbeteren. Daarom gebruiken we de uitkomsten van jouw begeleidingstraject om van te leren. Als we deze persoonsgegevens willen delen met andere partijen, doen we dit alleen met jouw toestemming en zorgen we ervoor dat voor hen niet zichtbaar is dat deze gegevens betrekking hebben op jou.
• Voor het behandelen van vragen, klachten en geschillen. Als je een klacht bij ons indient, wordt deze behandeld door onze Klachtenfunctionaris. Onze Klachtenfunctionaris neemt dan contact met je op en vraagt indien nodig toestemming om jouw gegevens te bekijken en de klacht te bespreken met jouw begeleider. Als je hiervoor geen toestemming geeft, kunnen we jouw klacht mogelijk niet behandelen.
• Voor wetenschappelijk en statistisch onderzoek. Soms gebruiken we een deel van jouw gegevens om onder andere te bekijken hoeveel begeleidingstrajecten we starten, wat voor soort trajecten dit zijn, hoe lang we daar gemiddeld over doen of hoe ons werk verdeeld is over bepaalde regio’s. We kunnen dan niet direct zien dat gegevens betrekking hebben op jouw begeleidingstraject, maar gebruiken deze gegevens wel om tot een analyse te komen. We mogen dit doen, omdat je een overeenkomst met ons bent aangegaan aan het begin van jouw begeleidingstraject. Soms kun je tijdens je begeleiding deelnemen aan een wetenschappelijk onderzoek, bijvoorbeeld om te kijken of het ene traject beter werkt dan de andere. Voor dit soort onderzoeken vragen we vooraf altijd jouw toestemming. Daarnaast kunnen we in sommige gevallen je gegevens achteraf gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek. Dat mogen we alleen doen als het wettelijk is toegestaan en enkel onder strikte voorwaarden: het onderzoek moet nuttig zijn voor de samenleving, het is niet mogelijk om iedereen apart om toestemming te vragen en je privacy moet altijd goed beschermd blijven. 
• Om te voldoen aan wet- en regelgeving of bevelen c.q. uitspraken van bevoegde instanties (zoals de rechter). Sommige persoonsgegevens hebben we nodig om de wet na te kunnen leven. Ook zijn wij wettelijk verplicht om mee te werken aan controles door zorgverzekeraars die betrekking hebben op onze declaraties. Meer daarover kan je lezen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor zakelijke relaties, zoals werkgevers en zorg- of hulpverleners. Alleen wanneer dat noodzakelijk is, verwerken wij deze persoonsgegevens en om de volgende redenen:

Werkgevers van onze cliënten

• Jouw gegevens zoals naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer en de naam van je organisatie. Dit is nodig om contact met je te houden over de begeleiding van de cliënt. We gebruiken deze gegevens ook voor het afstemmen van de begeleiding en werkhervatting (met toestemming van de cliënt) en voor facturatie wanneer hierover afspraken zijn gemaakt met jouw organisatie.

Zorg- of hulpverleners

• Jouw gegevens, zoals naam, specialisme/vakgebied, AGB-code en/of BIG-nummer, praktijkadres, e-mailadres en telefoonnummer. Dit is nodig om medische informatie uit te wisselen voor de continuïteit van begeleiding van de cliënt, voor verwijzingen en om de begeleiding goed op elkaar af te stemmen.

Met wie wisselen we persoonsgegevens uit?

Al jouw persoonsgegevens zijn geheim, maar dit betekent niet dat we nooit gegevens delen met andere partijen. Hieronder leggen we uit waarom we met bepaalde partijen gegevens uitwisselen en om welke reden we dit mogen doen. We verkopen je gegevens nooit, aan niemand.

Wij kunnen gegevens uitwisselen met:

• Dochterondernemingen van de Mental Care Group, met als doel het beheren en ontwikkelen van de software die nodig is voor de begeleiding, het uitvoeren van administratie en het doen van onderzoek naar de verbetering van onze diensten. Wij hebben hierover duidelijke afspraken met elkaar gemaakt in een onderlinge overeenkomst.

• Onze verwerkers. Voor het verwerken van jouw persoonsgegevens kunnen wij andere dienstverleners inschakelen, dit noemen we verwerkers. Dit zijn bijvoorbeeld onze ICT-dienstverleners, zoals de partij die onze systemen  verzorgen, partijen die e-health applicaties aan ons leveren of partijen die ons helpen om informatie veilig uit te kunnen wisselen. Deze gegevensuitwisseling is nodig om onze overeenkomst met jou goed uit te voeren. Deze partijen werken onder onze verantwoordelijkheid en wij maken goede afspraken met onze verwerkers in lijn met de eisen van de AVG.

• Jouw werkgever. We sturen alleen een bevestiging van jouw intake en financiële gegevens over jouw begeleiding naar je werkgever. Bijvoorbeeld het aantal gesprekken dat je hebt gehad. Deze gegevens delen we om onze dienstverlening betaald te krijgen. We delen niets over de inhoud van de begeleiding met jouw werkgever.

• Zorgverleners zoals de bedrijfsarts of huisarts. We ontvangen persoonsgegevens van zorgverleners als ze jou naar ons verwijzen, of als je daarvoor toestemming geeft vragen we zelf extra informatie bij ze op over jouw gezondheid. We sturen met jouw toestemming een rapportage van de begeleiding naar de bedrijfsarts zodat ze jou verder kunnen begeleiden om weer volledig vitaal aan het werk te gaan en blijven.

• Jouw zorgverzekeraar. Als je gebruik maakt van een leefstijlprogramma van jouw zorgverzekeraar delen we met hen alleen de gegevens die nodig zijn om onze dienstverlening betaald te krijgen. Dit zijn jouw naam, geboortedatum, polisnummer, BSN en het e-healthproduct dat je hebt afgenomen. We zeggen tegen hen niets over de inhoud van onze begeleiding aan jou.

• Onze accountant. Wij hebben een wettelijke verplichting om onze financiële administratie te laten controleren door een accountant. Onze accountant krijgt gegevens te zien die nodig zijn voor deze controle. Zij kunnen op locatie met ons meekijken om te controleren of we jouw begeleiding op de juiste manier hebben gedeclareerd. Als we gegevens naar onze accountant toesturen, zorgen we ervoor dat zij niet kunnen zien dat het over jou gaat. Als gegevensuitwisseling met onze accountant plaatsvindt, is dat omdat wij moeten voldoen aan onze wettelijke plicht.

• Auditors. We laten ons werk ook controleren door externe partijen om daar als organisatie van te leren of om een keurmerk te verkrijgen of behouden. Er komt dan een externe auditor langs om te beoordelen hoe wij onze werkzaamheden doen. Alleen als je daarvoor toestemming geeft, kan een externe auditor jouw (gezondheids-)gegevens inzien. 

• Onderzoekers. Soms werken we in het kader van (wetenschappelijk) onderzoek samen met onderzoekers van andere organisaties. We geven hen alleen gepseudonimiseerde gegevens. Dit betekent dat het voor hen niet te zien is dat de gegevens over jou gaan. Wij maken hierover goede afspraken met de onderzoekers in contracten, bijvoorbeeld over wat zij precies met de gegevens mogen doen, dat zij de gegevens geheim moeten houden en dat zij de gegevens goed moeten beveiligen. Meestal vragen we voor deelname aan onderzoek jouw toestemming. Als de wet dit toestaat, mogen wij jouw gegevens zonder toestemming verstrekken. Dit is alleen onder strikte voorwaarden toegestaan: het onderzoek moet nuttig zijn voor de samenleving, het is niet mogelijk om iedereen apart om toestemming te vragen en je privacy moet goed beschermd blijven. 

Geen internationale doorgifte van gegevens

Wij geven geen persoonsgegevens door buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Geen profilering of geautomatiseerde besluitvorming

Wij profileren je niet op basis van jouw persoonsgegevens en we maken ook geen gebruik van automatische besluitvorming.

Gebruik van Artificiële Intelligentie (AI)

Wij maken gebruik van AI-systemen om onze begeleiders te ondersteunen bij het maken van verslagen, zoals een spraak-naar-tekst functionaliteit. Deze AI-systemen helpen begeleiders efficiënter te werken, zodat er meer tijd overblijft voor jouw begeleiding. De eindverantwoordelijkheid voor alle verslagen blijft bij jouw begeleider. We gebruiken AI-systemen alleen met jouw voorafgaande toestemming. Jouw gegevens worden dan gepseudonimiseerd gedeeld met de AI-leverancier en blijven volledig binnen onze beveiligde systemen.

Jouw persoonsgegevens worden niet gebruikt om AI-systemen te trainen.

Bewaren van gegevens

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Hoe lang dat is, is afhankelijk van het doel van de verwerking. De wet bepaalt dat wij onze (financiële) administratie 7 jaar moeten bewaren voor de Belastingdienst. Jouw gegevens die behoren bij jouw begeleidingstraject bewaren we 5 jaar vanaf het moment dat onze begeleiding aan jou is gestopt. Daarna verwijderen wij je gegevens of maken we je gegevens anoniem. Als wij je gegevens anoniem maken dan verwijderen wij alle gegevens die naar jou verwijzen. Deze gegevens kunnen dan niet meer aan jou gekoppeld worden.

Hoe zorgen wij dat jouw persoonsgegevens veilig zijn bij ons?

Wij doen er alles aan om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens veilig zijn bij ons. Dit doen we onder andere door:

• Medewerkers te screenen en ervoor te zorgen dat iedere medewerker aan geheimhouding gebonden is op grond van de wet, beroepscodes of een contract.
• Onze systemen goed te (laten) beveiligen, bijvoorbeeld door internetverbindingen te beveiligen, 2-factor authenticatie te gebruiken en door vast te leggen wat er in onze systemen gebeurt.
• Onszelf te laten toetsen door een externe partij, waardoor we ook een NEN 7510 certificaat hebben. Dit certificaat laat zien dat wij onze informatie goed beveiligen.
• Blijvend en periodiek aandacht te besteden aan training en bewustwording op dit gebied.

Heb je ondanks alle maatregelen die we hebben genomen toch een (beveiligings-)probleem gevonden? Meld dit dan aan ons per e-mail via security@mentalcaregroup.nl.

Jouw privacyrechten

Hieronder vind je een overzicht van de rechten die jij hebt ten aanzien van jouw persoonsgegevens. Deze rechten zijn niet absoluut: dat betekent dat wij een afweging zullen maken of gehoor moet worden gegeven aan een verzoek om jouw rechten uit te oefenen.

Toestemming intrekken

In bepaalde gevallen gebruiken we jouw persoonsgegevens alleen met jouw toestemming. Als dat zo is, kan je die toestemming ook altijd weer intrekken. Je hoeft daarvoor geen reden te geven. Als je jouw toestemming intrekt, stoppen we met het gebruik van (dat deel van) jouw gegevens.

Correctie

Als jouw persoonsgegevens feitelijk niet kloppen, mag je ons vragen om dit aan te passen. Als je het als (oud-)cliënt niet eens bent met iets wat een begeleider over jou heeft opgenomen in de verslaglegging passen we dit in principe niet aan, maar kunnen we wel jouw mening hierover toevoegen aan jouw dossier. Dit kan jouw mening zijn of de mening van een andere begeleider.

Inzage, een kopie (om over te dragen) en extra informatie

Je kunt ons vragen om een kopie van jouw dossier toe te sturen. Je kan ook om extra informatie vragen over hoe we omgaan met jouw persoonsgegevens.

Verwijdering / vernietiging

Je kan ons vragen om jouw persoonsgegevens te verwijderen. Meestal kunnen we dit voor je doen. Soms is dit niet (helemaal) mogelijk, bijvoorbeeld omdat we bepaalde gegevens nog moeten bewaren op grond van de wet of omdat we jou anders geen goede begeleiding meer kunnen bieden. Als we jouw gegevens niet kunnen verwijderen, leggen we je uit waarom niet.

Beperking / tijdelijk stoppen

Je kan ons vragen om tijdelijk te stoppen met het gebruiken van jouw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld omdat je ons hebt laten weten dat je gegevens niet kloppen of dat we ze niet (meer) zouden mogen verwerken maar we nog bezig zijn om dit uit te zoeken. In de tussentijd kan je vragen of we jouw gegevens tijdelijk niet willen gebruiken.

Bezwaar

Soms gebruiken we jouw persoonsgegevens ook voor onze gerechtvaardigde belangen. Als we dit doen, kan je hiertegen bezwaar maken als je denkt dat dit voor jou persoonlijk extra nadelig is. We kijken dan goed of we vanwege jouw specifieke situatie moeten stoppen met het gebruiken van jouw gegevens.

Wil je nog meer weten over jouw rechten? Kijk dan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe kan ik gebruik maken van mijn rechten?

Je kan jouw verzoek per e-mail indienen bij het contactteam of als je een cliënt bent bij jouw begeleider. Je kunt je verzoek ook altijd per e-mail indienen via privacy@mentalcaregroup.nl.

Wij proberen jouw verzoek zo snel mogelijk volledig af te handelen. Je krijgt in ieder geval binnen 4 weken een eerste reactie van ons en als we meer tijd nodig hebben krijg je uiterlijk binnen 3 maanden een definitieve reactie van ons.

Wijzigingen privacystatement

Als er iets verandert aan de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken, passen we ons privacystatement daarop aan. Bij grote wijzigingen die echt impact hebben op jouw privacy krijg je daarover bericht. De meest actuele versie van ons privacystatement kan je altijd vinden op deze website.

De meest actuele versie van het privacystatement is gemaakt op 26 november 2025.

Heb je een klacht of wil je iets melden?

Heb je een klacht over het privacybeleid van de Mental Care Group of wil je iets melden bij de interne toezichthouder van de Mental Care Group? Stuur een e-mail naar de Functionaris Gegevensbescherming via fg@mentalcaregroup.nl. Je kunt ook een brief sturen naar:

SSC B.V.

T.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming

Steijnlaan 12

1217 JS Hilversum

Komen wij er samen niet uit? Dan heb je altijd de mogelijkheid om je klacht voor te leggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.