Wie zijn wij?

Wij zijn de NL Mental Care groep en bieden via verschillende bedrijfsonderdelen mentale hulp en ondersteuning aan onze cliënten. Vanuit ons Shared Service Center (SSC B.V.) zorgen wij ervoor dat binnen de gehele groep een hoog niveau van gegevensbescherming gewaarborgd is. Vitalmindz B.V. is onderdeel van de NL Mental Care groep en is soms zelfstandig en soms samen met SSC B.V. verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens. Hierover hebben wij met elkaar ook afspraken gemaakt in een overeenkomst.

In de praktijk betekent dit dat SSC B.V. de beleidskaders bepaalt, zorgt voor kennis & expertise op het gebied van privacy en informatiebeveiliging en ervoor zorgt dat alle systemen waarin gegevens worden verwerkt aan alle eisen voldoen. Daarnaast werken alle medewerkers van ondersteunende afdelingen zoals Finance, HR, Legal, ICT en Informatiebeveiliging, voor SSC B.V.

Jouw aanspreekpunt over de verwerking van jouw gegevens is de Privacy Officer die werkt voor de gehele groep, te bereiken via privacy@mentalcaregroup.nl. Natuurlijk kun je jouw vragen ook eerst altijd aan jouw behandelaar of begeleider stellen. Als het nodig is, stuurt die jouw vraag door naar de Privacy Officer.

Voor wie is dit privacystatement geschreven?

Dit privacystatement is in de eerste plaats geschreven voor onze (ex-)cliënten. Het privacystatement geldt ook voor onze externe (zakelijke) relaties zoals onze contactpersoon bij een werkgever, een andere zorg- of hulpverlener of een leverancier. Van hen verwerken we natuurlijk andere gegevens voor andere doelen dan van/voor (ex-)cliënten. Dit staat onderaan dit privacystatement uitgelegd.

Welke privacystatements hebben we nog meer?

• Ben je alleen een bezoeker van onze website(s)? Dan kan je in onze cookiestatements alles lezen over hoe wij omgaan met jouw gegevens.
• Ben je een sollicitant? Dan lees je in dit privacystatement alles over hoe wij omgaan met jouw gegevens.
• Ben je een medewerker? Dan kan je het privacystatement dat voor jou geldt, opvragen bij HR.

Dit zijn de privacybeloftes van NL Mental Care

Voordat we beginnen aan de uitleg over onze gegevensverwerkingen, vinden we het belangrijk om duidelijk te maken waar we voor staan. Daarom lees je hieronder onze privacybeloftes.

• We behandelen jou en je gegevens met aandacht en respect. We gaan integer om met jouw gegevens en volgen daarin ons ethisch kompas.
• We zijn duidelijk over wat we doen met jouw gegevens.
• We verzamelen jouw gegevens alleen als we ze nodig hebben voor ons doel. Ons hoofddoel is altijd om jou te helpen. Andere doelen hebben daar altijd mee te maken. We gebruiken niet meer gegevens dan nodig voor het doel.
• We verkopen jouw gegevens nooit. Aan niemand.
• We staan open voor feedback over de manier waarop we met jouw gegevens omgaan. Je kan altijd bij ons terecht met vragen of verzoeken over de verwerking van jouw gegevens via privacy@mentalcaregroup.nl.

Welke gegevens gebruiken we van onze (ex-)cliënten?

• Jouw contactgegevens, zoals je naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer
• Jouw geslacht, geboortedatum en/of leeftijd
• Identificerende nummers zoals jouw cliëntnummer
• Alleen als je gebruik maakt van een leefstijlprogramma van jouw zorgverzekeraar: Jouw burgerservicenummer (BSN)
• Jouw medische gegevens. Alles wat we moeten weten om jou begeleiding te kunnen geven. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens over jouw klachten, de onderzoeken die je krijgt, de tests die je maakt, de vragenlijsten die je invult, jouw begeleidingstraject, de gesprekken die we voeren en jouw ervaring met de begeleiding.
• Medicatiegegevens.

Voor welke doelen gebruiken we jouw gegevens?

• We bekijken of we je begeleiding kunnen geven, we geven je deze begeleiding, evalueren de begeleiding en dragen eventueel gedeelten van de begeleiding weer over aan andere zorgverleners zoals de bedrijfsarts.

• We gebruiken de gegevens om betaald te krijgen voor de begeleiding. We geven aan de opdrachtgever of werkgever geen gegevens over de inhoud van jouw begeleiding.

• Om contact met je houden. Soms is contact nodig voor jouw begeleiding. Voor dat contact kan je je niet afmelden. Maar soms willen we contact om je te vragen of je ergens interesse in hebt of ergens aan mee wil doen, zoals een cliëntervaringsonderzoek of evenementen zoals een informatie- of evaluatiebijeenkomst. Voor dit soort contact kan je je wel afmelden via privacy@mentalcaregroup.nl.

• Behandelen klachten en geschillen. Als je een klacht bij ons indient, wordt die bekeken door onze klachtenfunctionaris. Die neemt dan contact met je op en vraagt jouw toestemming om de gegevens in jouw dossier te bekijken en de klacht te bespreken met jouw begeleider.
• Wetenschappelijk en statistisch onderzoek. Soms gebruiken we een deel van jouw gegevens om bijvoorbeeld te bekijken hoeveel begeleidingstrajecten we starten, wat voor soort trajecten dit zijn of hoe lang we daar gemiddeld over doen. We kunnen dan niet direct zien dat de gegevens over jou gaan, maar gebruiken die wel om tot een analyse te komen.

• Om de wet na te leven. Sommige gegevens hebben we nodig om de wet na te kunnen leven. Zo moeten we bijvoorbeeld onze gehele administratie 7 jaar bewaren voor de Belastingdienst.

• Om het effect van onze begeleidingstrajecten te meten en kwaliteit te verbeteren. We zijn altijd bezig om onze diensten te verbeteren. Daarom gebruiken we de uitkomsten van jouw begeleidingstraject ook om van te leren.

Met wie wisselen we gegevens uit?

Het meeste van wat we over jou weten, heb je ons zelf verteld, maar sommige gegevens krijgen we van anderen. En alle gegevens in jouw dossier zijn geheim, maar dit betekent niet dat we nooit gegevens delen met andere partijen. Hieronder leggen we je graag uit waarom we met bepaalde partijen gegevens uitwisselen en vanwege welke wettelijke reden we dit mogen doen.

Wij kunnen gegevens uitwisselen met:

• De arbodienst of bedrijfsarts. We sturen een rapportage van jouw begeleiding naar de arbodienst zodat ze jou verder kunnen begeleiden om weer volledig vitaal aan het werk te gaan en blijven. Hiervoor vragen we jouw toestemming.
• Jouw werkgever. We sturen alleen een bevestiging van jouw intake en financiële gegevens over jouw begeleiding naar je werkgever. Bijvoorbeeld het aantal gesprekken dat je hebt gehad. Deze gegevens delen we om onze dienstverlening betaald te krijgen. We zeggen tegen jouw werkgever niets over de inhoud van onze begeleiding aan jou.
• Andere zorgverleners, zoals je huisarts. We ontvangen gegevens van andere zorgverleners als ze jou verwijzen naar ons, of als we extra informatie bij ze opvragen over jouw gezondheid. Voor dat laatste vragen we jouw toestemming.
• De zorgverzekeraar. Als je gebruik maakt van een leefstijlprogramma van jouw zorgverzekeraar delen we met hen alleen de gegevens die nodig zijn om onze dienstverlening betaald te krijgen. Dit zijn jouw naam, geboortedatum, polisnummer, BSN en het e-healthproduct dat je hebt afgenomen. We zeggen tegen hen niets over de inhoud van onze begeleiding aan jou.

Geen internationale doorgifte van gegevens
Wij geven geen gegevens door buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Geen profilering of geautomatiseerde besluitvorming
Wij profileren je niet op basis van jouw gegevens en we maken ook geen gebruik van automatische besluitvorming.

Bewaren van gegevens
Wij bewaren je gegevens zolang wij die nodig hebben. Hoe lang dat is, is afhankelijk van het doel waarvoor je gegevens verwerkt worden. Bijvoorbeeld om jou begeleiding te geven, zolang je een klacht of rechtszaak daarover kunt indienen en als het moet van de wet. Daarna verwijderen wij je gegevens, of maken we je gegevens anoniem.

Als wij je gegevens anoniem maken dan verwijderen wij alle gegevens die naar jou verwijzen. De gegevens kunnen dan niet meer aan jou gekoppeld worden. Met behulp van deze anonieme gegevens doen we wetenschappelijk en statistisch (markt-)onderzoek, bijvoorbeeld om nieuwe behandelingen te ontwikkelen of ons aanbod van behandelingen en diensten beter op de behoefte van onze cliënten aan te laten sluiten.

Hoe zorgen wij dat jouw gegevens veilig zijn bij ons?

Wij doen er alles aan om ervoor te zorgen dat jouw gegevens veilig zijn bij ons. Dit doen we onder andere door:

• medewerkers te screenen en ervoor te zorgen dat iedere medewerker aan geheimhouding gebonden is door de wet, beroepscodes of een contract.
• onze systemen goed te (laten) beveiligen, bijvoorbeeld door internetverbindingen te beveiligen, 2-factor authenticatie te gebruiken en door vast te leggen wat er in onze systemen gebeurt.
• Onszelf te laten toetsen door een externe partij, waardoor we ook een NEN 7510 certificaat hebben. Dit certificaat laat zien dat wij onze informatie goed beveiligen.
• blijvend en periodiek aandacht te besteden aan training en bewustwording op dit gebied.

Heb je ondanks alle maatregelen die we hebben genomen toch een (beveiligings-)probleem gevonden? Meld dit dan aan ons via security@mentalcaregroup.nl.

Jouw privacyrechten

Inzage, een kopie (om over te dragen) en extra informatie

Als cliënt kan je bij ons zoveel mogelijk meekijken in jouw dossier via een cliëntenportaal of via de door ons toegestuurde rapportages. Daarnaast kan je ons vragen om je een kopie van jouw dossier te geven. Je kan ook nog om extra informatie vragen over hoe we omgaan met jouw gegevens. Ook als je een zakelijke relatie van ons bent of een familielid of vertegenwoordiger van een (ex-)client bent, geldt dat je kan vragen om inzage, extra informatie en een kopie van jouw gegevens.

Correctie

Als je dingen in jouw gegevens ziet die feitelijk niet kloppen, mag je ons vragen om dit aan te passen. Als je het als cliënt niet eens bent met iets wat een behandelaar over jou geschreven heeft, passen we dit in principe niet aan, maar kunnen we wel een mening hierover toevoegen aan jouw dossier. Dit kan jouw mening zijn, of die van een andere behandelaar.

Beperking / tijdelijk stoppen

Daarnaast kan je ons vragen om tijdelijk te stoppen om jouw gegevens te gebruiken. Bijvoorbeeld omdat je ons hebt laten weten dat je denkt dat jouw gegevens niet kloppen of dat we ze niet (meer) zouden mogen verwerken en we nog bezig zijn om dit uit te zoeken. Voor de tussentijd kan je dan vragen of we jouw gegevens niet willen gebruiken.

Bezwaar

Soms gebruiken we jouw gegevens ook voor onze gerechtvaardigde belangen of voor wetenschappelijk onderzoek. Als we dit doen, kan je hiertegen bezwaar maken als je denkt dat dit voor jou persoonlijk extra nadelig is. We kijken dan goed of we vanwege jouw specifieke situatie moeten stoppen met het gebruik van jouw gegevens.

Toestemming intrekken

In bepaalde gevallen gebruiken we jouw gegevens alleen met jouw toestemming. Als dat zo is, kan je die toestemming ook altijd weer intrekken. Je hoeft daarvoor geen reden te geven. Als je jouw toestemming intrekt, stoppen we met (dat deel van) het gebruik van jouw gegevens.

Verwijdering / vernietiging

Tot slot kan je ons vragen om jouw gegevens te verwijderen. Meestal kunnen we dit voor je doen, maar soms kan dit niet (helemaal), bijvoorbeeld omdat we bepaalde gegevens nog moeten bewaren van de wet of omdat we jou anders geen goede zorg meer kunnen verlenen. Dit geldt vaker als je nog minderjarig bent. Als we jouw gegevens niet kunnen verwijderen, leggen we je altijd uit waarom niet.

Wil je nog meer weten over jouw rechten? Kijk dan hier op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe kan ik gebruik maken van mijn rechten?

Je kan jouw privacyverzoek doen via het e-mailadres: privacy@mentalcaregroup.nl of als je een cliënt bent via jouw behandelaar of begeleider.

In de meeste gevallen kunnen we jouw verzoek binnen een week volledig afhandelen. Soms lukt dit niet, maar dan krijg je altijd binnen 4 weken een eerste reactie en uiterlijk binnen 3 maanden een definitieve reactie van ons. Je krijgt ook een reactie als we denken dat we niet aan jouw verzoek kunnen voldoen.

Een behandelaar heeft altijd de mogelijkheid om een eigen beslissing te nemen en een verzoek (gedeeltelijk) te weigeren als hij denkt dat hij dat als goed hulpverlener moet doen omdat dat beter is voor de cliënt of als dat nodig is vanwege de belangen van anderen, zoals familieleden.

Wijzigingen privacystatement

Als er iets verandert aan de manier waarop we jouw gegevens verwerken, passen we ons privacystatement daarop aan. Bij grote wijzigingen of wijzigingen die echt impact hebben op jouw privacy krijg je daarover bericht. De laatste versie van ons privacystatement kan je altijd vinden op deze website.

Deze laatste versie van het privacystatement is gemaakt op 10 mei 2023.

Heb je een klacht of wil je iets melden?

Heb je een klacht over privacy of wil iets melden bij de interne toezichthouder van de NL Mental Care groep? Stuur een e-mail naar de Functionaris Gegevensbescherming via fg@mentalcaregroup.nl. Je kunt ook een brief sturen naar:

SSC B.V.
T.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming
Steijnlaan 12
1217 JS Hilversum

Komen wij er samen niet uit? Leg je klacht dan voor aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen over privacy in jouw situatie – externe (zakelijke) relatie zoals verwijzer of leverancier

Welke gegevens gebruiken jullie van mij?

• Jouw contactgegevens, zoals je naam, geslacht, (werk)adres, e-mailadres en telefoonnummer.
• Voor welke organisatie je werkt.

Voor welke doelen gebruiken jullie mijn gegevens?

• Om contact met je te houden. Soms is het contact nodig vanwege de samenwerking die we hebben. Dan kun je je daarvoor niet afmelden. Maar soms willen we contact om je te vragen of je ergens interesse in hebt of ergens aan mee wil doen, zoals een informatiebijeenkomst. Voor dit soort contact kan je je wel afmelden via privacy@mentalcaregroup.nl.