Hoe waarborg je duurzame inzetbaarheid op afstand?

Thuiswerken is voor veel organisaties en teams tegenwoordig de norm. Werken medewerkers in jouw organisatie of team veel of volledig vanuit huis? Dan kan het een flinke uitdaging zijn om de duurzame inzetbaarheid van je medewerkers te waarborgen. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers ondanks de afstand productief, vitaal en gemotiveerd blijven?

De betekenis van duurzame inzetbaarheid

Laten we eerst even starten met de basis, want wat is nou precies de definitie van duurzame inzetbaarheid? Medewerkers die duurzaam inzetbaar zijn, zijn in staat om hun werk nu én in de toekomst goed, gezond en met plezier uit te voeren. Hieronder vallen ook thema’s als vitaliteit, werkgeluk, persoonlijke ontwikkeling en werk-privébalans.

Als organisatie heb je veel belang bij duurzaam inzetbare medewerkers. Duurzaam inzetbare medewerkers zijn namelijk productiever, verzuimen minder, zijn langer betrokken bij de organisatie en kunnen beter inspelen op veranderingen.

Europees kampioen thuiswerken

Sinds de coronapandemie is thuiswerken bij veel organisaties de norm geworden. Nederland is zelfs Europees koploper, blijkt uit cijfers van de Enquête Beroepsbevolking (EBB) van het CBS. In 2023 werkten ruim vijf miljoen mensen soms of meestal thuis, wat neerkomt op 52 procent van alle werkenden. Thuiswerkers werkten gemiddeld 15 uur per week vanuit huis, wat neerkomt op bijna twee volledige werkdagen. Dit is iets minder dan de helft van hun totale gewerkte uren, uitgaande van een werkweek tussen de 32 en 40 uur.

Voor- en nadelen van thuiswerken

Thuiswerken brengt een aantal fijne voordelen met zich mee. Medewerkers hoeven minder te reizen, kunnen tussendoor een wasje draaien en de kinderen makkelijker wegbrengen of ophalen van de opvang. Een goede werk-privébalans kan hierdoor ook makkelijker gerealiseerd worden. Maar zijn er ook nadelen? Zeker, als leidinggevende zie je jouw medewerkers minder. Ook heb je weinig zicht op hun thuissituatie: hebben ze bijvoorbeeld wel een ergonomische werkplek? Hieronder zetten we de belangrijkste uitdagingen op een rijtje.

• Geen direct contact. Wanneer je geen of weinig direct contact hebt met je medewerkers, is het moeilijker om in te schatten hoe zij zich voelen en hoe het met hun welzijn gaat. Het gebrek aan (fysiek) contact kan er ook toe leiden dat leidinggevenden minder zicht hebben op mogelijke problemen of moeilijkheden waar medewerkers mee te maken hebben.
• Vervagende grenzen tussen werk en privé. Aan de ene kant zorgt thuiswerken voor een betere werk-privébalans, maar aan de andere kant vervaagt de grens tussen werk en privé. Medewerkers hoeven immers niet meer de deur uit om naar kantoor te gaan, waardoor het kantoor als het ware ‘thuis’ is. Zonder de fysieke scheiding kan het lastig zijn om een gezonde balans te vinden tussen werk en privé, wat uiteindelijk kan leiden tot stress of burn-outklachten.
• Minder spontane interacties. Op kantoor ontstaan vaak informele gesprekken en sociale interacties die bijdragen aan het welzijn en de teamgeest van medewerkers. Dit soort spontane ontmoetingen ontbreken bij thuiswerken, wat kan leiden tot een gevoel van isolatie en gemis aan verbinding met collega’s.

Vitalmindz App: voor vitale medewerkers

Ontdek de app

Tips voor duurzame inzetbaarheid op afstand

Hoe ga je om met deze uitdagingen? Hoe kun je de duurzame inzetbaarheid waarborgen? Het behouden van duurzame inzetbaarheid op afstand vraagt om gerichte strategieën die ervoor zorgen dat medewerkers ook op afstand productief, gezond en gemotiveerd blijven. Als leidinggevende heb je hierin een sleutelrol. We geven je een aantal praktische tips die je direct kunt toepassen.

Regelmatig contact en communicatie

Het is belangrijk om regelmatig contact te houden met je medewerkers. Plan niet alleen digitale teamvergaderingen, maar ook persoonlijke check-ins. Dit kan via videobellen of gewoon een telefoontje. Vraag hoe het écht met ze gaat, zowel op professioneel als persoonlijk vlak. Een praatje doet wonderen voor de betrokkenheid.

Duidelijke afspraken over werktijden

Om te voorkomen dat de grens tussen werk en privé vervaagt, is het goed om duidelijke afspraken te maken over werktijden. Moedig medewerkers aan om pauzes te nemen en op tijd af te sluiten. Flexibele werktijden kunnen ook helpen, vooral omdat niet iedereen op dezelfde momenten even productief is.

Stimuleer sociale interactie

Veel thuiswerkers missen de spontane gesprekken met hun collega’s. Creëer daarom virtuele koffiemomenten of organiseer een digitaal teamuitje, indien het niet mogelijk is om dit in real life te doen. Een ontspannen sfeer houdt de teamgeest levendig, ook op afstand. Je kunt zelfs een spelletje zoals een quiz organiseren tijdens de lunchpauze, gewoon voor de lol.

Het is belangrijk dat medewerkers kansen krijgen om zich te blijven ontwikkelen, ook wanneer ze op afstand werken.

Zorg voor een goede werkplek

Thuiswerken zonder goede werkplek kan leiden tot fysieke klachten. Help je medewerkers door ze advies te geven over ergonomisch werken. Misschien kun je een thuiswerkbudget aanbieden voor een fatsoenlijke bureaustoel of een goed scherm. Zo werken ze comfortabel en gezond, ook op de lange termijn.

Stimuleer fysieke en mentale gezondheid

Zit je de hele dag achter je laptop? Zorg voor beweging! Moedig je medewerkers aan om pauzes te nemen en even te wandelen. Online beweegsessies zijn ook een leuke optie. Vergeet daarnaast hun mentale gezondheid niet. Bied toegang tot e-healthmodules en digitale coaching, bijvoorbeeld middels de Vitalmindz App. Zo houden je medewerkers niet alleen fysiek, maar ook mentaal hun energie op peil.

Zorg voor ontwikkeling en groei

Duurzame inzetbaarheid draait niet alleen om het nu, maar ook om de toekomst. Daarom is het belangrijk dat medewerkers kansen krijgen om zich te blijven ontwikkelen, ook wanneer ze op afstand werken. Bied toegang tot online trainingen en opleidingen, zodat ze hun vaardigheden kunnen blijven verbeteren. Werk daarnaast samen aan hun persoonlijke ontwikkeling, waarin loopbaandoelen en groei centraal staan. Dit kan eenvoudig online. Ook mentorschap op afstand is een waardevolle manier om medewerkers te begeleiden. Door ze te koppelen aan meer ervaren collega’s kunnen ze waardevolle kennis opdoen, zelfs zonder fysiek contact. Zo stimuleer je zowel hun ontwikkeling als hun betrokkenheid.

De rol van leiderschap en HR

Leidinggevenden en de hr-afdeling spelen een cruciale rol in het behouden van duurzame inzetbaarheid, zeker als medewerkers op afstand werken. Leidinggevenden doen er goed aan het juiste voorbeeld te geven door onder andere zelf een gezonde balans tussen werk en privé te bewaken en actief deel te nemen aan welzijns- en ontwikkelingsprogramma’s.

Als hr-professional is het goed om een proactief beleid te ontwikkelen dat thuiswerken ondersteunt, met aandacht voor werk-privébalans, gezondheid en training. En omdat elke medewerker uniek is, is maatwerk belangrijk. Kijk naar de persoonlijke behoeften van iedere medewerker. Zo kun je gerichte oplossingen aanbieden die passen bij ieders persoonlijke situatie.