Hoe ondersteun je medewerkers bij heftige privéomstandig­heden?

Soms worden medewerkers geconfronteerd met heftige privéomstandigheden, zoals ziekte van een naaste, scheiding, overlijden van een dierbare of financiële moeilijkheden. Hoe hard iemand ook zijn best doet, het is vaak onvermijdelijk dat deze omstandigheden ook invloed hebben op het functioneren van de medewerker. Hoe kun je het beste ondersteuning bieden bij zulke ingrijpende privéomstandigheden?

Volgens de Holmes en Rahé stress-schaal zorgen het overlijden van een partner of kind, scheiding, overlijden van een naast familielid of ziekte voor de meeste stress. Zulke heftige situaties zijn van grote invloed op het welzijn van de medewerker. Naast het veroorzaken van stress, heeft het ook invloed op het vermogen om je werk goed uit te kunnen blijven voeren. Hoe herken je de signalen dat het niet goed gaat een medewerker? En hoe kan je helpen?

Interesse tonen

Laten we starten bij het begin. Zorg dat je benaderbaar bent als werkgever of leidinggevende. Vraag regelmatig aan je medewerkers hoe het met hen gaat. Toon oprechte interesse in hen als persoon. Vraag eens tijdens een bak koffie of de lunch wat hen bezighoudt in het dagelijks leven. Hoe is hun woonsituatie? Heeft een medewerker een partner of kinderen?
Als je oprechte interesse toont, zullen medewerkers zich gehoord en gewaardeerd voelen. Mocht er iets met hen aan de hand zijn, dan zijn zij eerder bereid om naar jou toe te stappen om hun verhaal te vertellen. Met deze houding heb je absoluut een streepje voor en kun je mogelijk voorkomen dat een medewerker gaat verzuimen.

Hoe herken je de signalen dat het niet goed gaat?

Heftige privéomstandigheden zijn bijzonder stressvolle situaties en kunnen leiden tot mentale klachten en verzuim. Het laatste wat je wilt, is dat een medewerker langdurig uit de running is. Het herkennen van de eerste signalen is daarom cruciaal. Deze signalen kunnen subtiel zijn, maar worden vaak zichtbaar in veranderingen in gedrag, prestaties en interacties. Hieronder een aantal punten om op te letten.

Mindere werkprestaties

Werkprestaties leiden vaak onder heftige privéomstandigheden. De medewerker is minder productief, levert werk van mindere kwaliteit of maakt vaker fouten. Ook vertragingen in het halen van deadlines of het langer duren van taken kunnen wijzen op problemen. Daarnaast kan frequent verzuim of vaak te laat komen, wijzen op privéomstandigheden.

Ander gedrag

Gedragsveranderingen zoals prikkelbaarheid, teruggetrokkenheid of ongewone emotionele reacties zijn belangrijke signalen. Een medewerker kan moeite hebben om zich te concentreren of vergeet vaker iets. Misschien had de medewerker tijdens de lunch altijd het hoogste woord en was deze als eerste van de partij bij teamactiviteiten. Nu is de medewerker opeens stil, afzijdig en teruggetrokken. Fysieke signalen zoals verwaarlozing van persoonlijke verzorging, vermoeidheid, stemmingswisselingen en gebrek aan motivatie, zijn ook belangrijke indicatoren.

Welke ondersteuning kun je bieden bij heftige privéomstandigheden?

1. Bied een luisterend oor. Als je in de gaten hebt dat er iets aan de hand is, bied als eerste vooral een luisterend oor in de vorm van een persoonlijk gesprek. Meestal vertelt de medewerker uit zichzelf wat er aan de hand is. Leef je in en toon begrip voor de situatie.
2. Regelmatige gesprekken. Houd contact met de medewerker. Zorg dat je de medewerker regelmatig spreekt om te zien hoe het gaat. Vraag ook wat de behoeften van de medewerker zijn. Behandel alle informatie met de grootste zorg en respecteer de privacy van de medewerker.
3. Flexibele werkuren. Stel je als werkgever flexibel op en bied de mogelijkheid aan om flexibel te werken. Als thuiswerken nog niet tot de opties behoort, stel dit voor. Een flexibele indeling van de uren en locatie kan de privésituatie van de medewerker verlichten.
4. Aanpassen van taken. Overweeg om tijdelijk andere taken te geven die minder stressvol zijn of die beter passen bij de huidige situatie van de medewerker. Verlaag de werkdruk door deadlines aan te passen of taken te herverdelen binnen het team.

Vitalmindz App: voor vitale medewerkers

Ontdek de app


5. Extra verlof. Er bestaan diverse wettelijke verlofregelingen waarvan de medewerker gebruik kan maken. Denk aan: calamiteitenverlof, kortdurend zorgverlof, langdurig zorgverlof, ouderschapsverlof, partnerverlof, adoptieverlof of pleegzorgverlof. Veel bedrijven maken aanvullende afspraken in cao’s of bedrijfsregelingen om extra verlofmogelijkheden te bieden. Kijk samen met de medewerker of een van de verlofregelingen ondersteuning kan bieden.
6. Vertrouwenspersoon of bedrijfsarts. Medewerkers kunnen ook terecht bij zowel de vertrouwenspersoon als de bedrijfsarts voor ondersteuning. De vertrouwenspersoon biedt emotionele steun en advies. De bedrijfsarts richt zich op de gezondheid en het welzijn van medewerkers in relatie tot hun werk. Deze kan de medische situatie van de medewerker beoordelen, advies geven over eventuele werkhervatting en doorverwijzen naar specialistische medische of psychologische hulp.
7. Coaching. Naast de bedrijfsarts of een vertrouwenspersoon is het verstandig om de hulp van een coach in te schakelen, deze kan de medewerker helpen om te gaan met de ernstige privéomstandigheden. Coaching is een vorm van begeleiding die erop gericht is om je vooruit te helpen met de uitdagingen waarmee je te maken krijgt. Alle coaches van Vitalmindz hebben een achtergrond in de psychologie en bieden op maat gemaakte mentale begeleiding.

Geleidelijke terugkeer

Indien de medewerker (deels) is uitgevallen, is het uiteindelijk natuurlijk de bedoeling dat de medewerker weer volledig gaat werken. Stel samen met de medewerker en eventueel de bedrijfsarts een plan op voor een geleidelijke terugkeer naar de werkvloer, zonder druk of stress. Het welzijn van jouw medewerker staat voorop. Zorg voor regelmatige evaluaties en nazorggesprekken om de re-integratie te monitoren en voortdurende steun te bieden.

Tot slot kun je overwegen om een training volgen over hoe je ondersteuning kunt bieden aan medewerkers bij heftige privéomstandigheden. Door begrip te tonen en passende ondersteuning te bieden, draag je bij aan een werkklimaat waarin medewerkers zich veilig en gesteund voelen, ook in moeilijke tijden.

Meer tips voor vitale medewerkers?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van amplitie, preventie en psychisch verzuim!

Ik schrijf me in