Frequent verzuim aanpakken en voorkomen? Zo doe je dat!

Het overkomt ons allemaal weleens: ziekmelden op het werk. Meestal duurt het een paar dagen voordat we weer op de been zijn. Soms meldt een medewerker zich echter regelmatig ziek. Dit roept de vraag op: wanneer is er sprake van frequent verzuim en hoe pak je dit aan als leidinggevende, werkgever of HR-professional? In dit artikel geven we je tips om frequent verzuim te voorkomen en aan te pakken.

De actuele verzuimcijfers

Laten we eerst eens kijken naar de recente cijfers om een beter beeld te krijgen van de huidige situatie. In het eerste kwartaal van 2024 was het ziekteverzuim 5,5 procent, lager dan de 6,3 procent in dezelfde periode van 2023, volgens het CBS. In de gezondheids- en welzijnszorg was het verzuim het hoogst met 7,8 procent, vooral binnen verpleging, verzorging en thuiszorg (9,5 procent).

Uit de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden 2023 blijkt dat 55 procent van de medewerkers verzuimde door griep of verkoudheid. Van de ondervraagde medewerkers gaf 8 procent aan dat hun verzuim voornamelijk te maken had met werk en 14 procent zei dat werk deels de oorzaak was. Medewerkers in het onderwijs en de zorg gaven vaak aan dat hun verzuim werkgerelateerd was, door onder andere te hoge werkdruk en fysiek zwaar werk. Psychische klachten, zoals overspannenheid en burn-out, werd door 8 procent van de ondervraagden genoemd. Belangrijk om hierbij te vermelden is dat verzuim door psychische klachten vaak een stuk langer duurt.

Wat is frequent verzuim?

Verzuim betekent dat een medewerker niet op het werk verschijnt en hiervoor ziekte als reden opgeeft. Een ziekmelding is meestal voor een korte periode van een paar dagen. Ongeveer een vijfde van de totale verzuimkosten wordt veroorzaakt door kort verzuim. Maar wanneer melden medewerkers zich ‘te vaak’ ziek? We spreken over frequent verzuim als een medewerker zich in 12 maanden tijd drie keer of meer ziekmeldt.

Frequent verzuim kan grote operationele en financiële gevolgen hebben, zoals hogere werkdruk bij collega’s, productiviteitsverlies en extra kosten door doorbetaling van salaris en mogelijke vervanging van de zieke medewerker. Frequent verzuim kan ook een voorbode zijn van langdurig verzuim.

Langdurige of chronische stress heeft veel invloed op het lichaam. Stress beïnvloedt het immuunsysteem. Iemand die veel stress ervaart heeft vaak een lagere weerstand en wordt eerder ziek.

Wat zijn de oorzaken van frequent verzuim?

Het is belangrijk om de mogelijke oorzaken van frequent verzuim te herkennen en aan te pakken. Ga snel in gesprek met de medewerker. Er is vaak meer aan de hand dan je in eerste instantie denkt. Je kunt hier dan rekening mee houden in het gesprek met de medewerker en hierop doorvragen. We zetten de belangrijkste oorzaken voor je op een rij.

Stress

Langdurige of chronische stress heeft veel invloed op het lichaam. Stress beïnvloedt het immuunsysteem. Iemand die veel stress ervaart heeft vaak een lagere weerstand en wordt eerder ziek. Ook kan iemand met langdurige stress vaak minder goed focussen en wordt daardoor onhandig, waardoor een ongeluk in een klein hoekje zit.

Psychische problemen

Psychische klachten zijn steeds vaker de oorzaak van langdurig verzuim. Denk hierbij bijvoorbeeld aan burn-out, depressie en angstklachten. Het is zaak om de signalen vroegtijdig te herkennen, aan te pakken en met de medewerker in gesprek te blijven. Als werkgever speel je een grote rol in het welzijn van je medewerkers door een gezonde, veilige werkomgeving te bieden. Bij psychische klachten is het belangrijk dat een medewerker psychologische begeleiding krijgt.

Lichamelijke problemen

Natuurlijk kan frequent verzuim ook een puur medische oorzaak hebben, bijvoorbeeld bij een chronische ziekte, post-COVID of een nare botbreuk. Voer hierover een goed gesprek en kijk wat de medewerker nog kan. Is er bijvoorbeeld iemand die de taken van de medewerker tijdelijk kan overnemen bij afwezigheid? Let op dat iemand met lichamelijke klachten ook last kan hebben of krijgen van mentale klachten.

Problemen in werk-privébalans

Misschien is er iets aan de hand in de privésituatie van de medewerker. Denk aan relatieproblemen, geldzorgen, mantelzorg, een ziek kind, et cetera. Het is daarom zo belangrijk om aandacht te besteden aan de privé- en werksituatie. Kijk tijdens een frequent verzuimgesprek hoe je kunt helpen de balans te verbeteren.

Weinig of geen werkplezier

Hoe is de sfeer op de werkvloer? Is de medewerker gemotiveerd en betrokken? Als iemand het niet naar diens zin heeft, is de stap naar ziekmelden klein. Een loopbaangesprek kan zeer helpend zijn.

Vitalmindz App: voor vitale medewerkers

Ontdek de app

Voer een frequent verzuimgesprek

Nu je je meer bewust bent van de mogelijke oorzaken van frequent verzuim, is het belangrijk om zo snel mogelijk in gesprek te gaan. Dit noemen we een frequent verzuimgesprek. Probeer dit gesprek gelijk te houden nadat de medewerker zich weer beter heeft gemeld. We geven je een aantal handige tips voor het gesprek.

1. Cijfers bij de hand. Bereid je goed voor op dit gesprek. Zorg dat je de verzuimcijfers van de medewerker bij de hand hebt.
2. Bewustwording. Leg uit aan de medewerker waarom dit frequent verzuimgesprek wordt gehouden. Het kan zijn dat de medewerker zich helemaal niet bewust is van het aantal ziekmeldingen en de gevolgen hiervan. Motiveer de medewerker om actie te ondernemen.
3. Ga op zoek naar de oorzaak. Leef je in en probeer te achterhalen waarom de medewerker zo vaak afwezig is. Vraag hoe het gaat. Onthoud dat je als werkgever niet mag vragen naar de oorzaak van de ziekte. Overigens zijn medewerkers vaak best bereid om zelf te vertellen wat er aan de hand is, maar ze zijn niet verplicht dit te doen. Als zij de aard en oorzaak van hun ziekmelding wel willen vertellen, dan mag je uit privacyoverwegingen deze (medische) informatie niet vastleggen.
4. Oplossingen. Ga samen met de medewerker na wat hij, zij of hen wel of niet kan. Laat de medewerker met ideeën komen om het verzuim te verminderen. Een bezoek aan de bedrijfsarts kan een oplossing zijn. Vergeet ook niet de medewerker begeleiding aan te bieden, zoals coaching. Er zijn verschillende vormen beschikbaar. Denk aan individuele coaching, loopbaan- of vitaliteitscoaching.
5. Maak duidelijke afspraken. Maak duidelijke afspraken over het vervolg. Wie gaat wat doen? Wanneer? Wat is er dan concreet veranderd?
6. Gespreksverslag. Het is belangrijk om schriftelijk vast te leggen wat er is besproken. Je kunt een kort gespreksverslag maken en dit toevoegen aan het verzuimdossier. De medewerkers en leidinggevende ondertekenen het verslag voor gezien. Zo kan er achteraf geen onduidelijkheid of verwarring ontstaan over de gemaakte afspraken. Deel het gesprekverslag met de medewerker en de verzuimcoördinator.

Iedere medewerker kan bijdragen aan het verhogen van de productiviteit en het verminderen van verzuim op de werkvloer. Is iedereen zich hier wel van bewust?

Frequent verzuim?

Het liefst wil je natuurlijk dat medewerkers zo min mogelijk verzuimen. Hoe zorg je ervoor dat het frequent verzuim omlaaggaat? Of nog beter, hoe voorkom je het? We geven je een aantal tips.

• Creëer bewustwording over verzuim
  Iedere medewerker kan bijdragen aan het verhogen van de productiviteit en het verminderen van ziekteverzuim op de werkvloer. Is iedereen zich hier wel van bewust? Wat is verzuim en wat voor invloed heeft het op de organisatie als een week ziek ben? Wat kost dit de werkgever? Niet alle medewerkers zijn zich hiervan bewust. Soms melden medewerkers zich ziek in de veronderstelling dat dit af en toe moet kunnen. Het kan ook zijn dat familie of vrienden hierop aansturen.
• Duidelijke communicatie rondom verzuim
  Het opstellen van een verzuimprotocol en duidelijke communicatie over het verzuimbeleid kan ook bijdragen aan het verminderen van frequent verzuim. In een verzuimprotocol, ook wel verzuimreglement genoemd, leg je de verantwoordelijkheden en afspraken vast rondom het ziekteverzuim van je medewerkers . Er zijn een aantal stappen waar zowel de medewerker als werkgever rekening mee moet houden. Denk aan praktische informatie over ziekmelden en verzuim. Hoe meld je je ziek? Bij wie doe je dit? Wat zijn de voorwaarden voor een bezoek aan de bedrijfsarts? Hoe zit het met ziekmelden tijdens vakanties? Wanneer is er contact tussen de leidinggevende en medewerker? Om verwarring te voorkomen, is het goed om deze stappen vast te leggen.
• Verlofregelingen
  Het kan voorkomen dat een medewerker zich ziekmeldt, terwijl er andere mogelijkheden zijn om afwezig te zijn. Denk hierbij aan wettelijke verlofregelingen, zoals zorgverlof (kort- of langdurend), adoptieverlof of calamiteitenverlof. Informeer medewerkers in welke situaties zij bijzonder verlof kunnen opnemen. Vertel dat dit in de cao of arbeidsovereenkomst staat. Niet iedereen is hier bekend mee.
• Verbeter de bedrijfscultuur
  Mocht het ziekteverzuim te maken hebben met de werkomgeving, zorg dan dat je de sfeer in het team en/of de bedrijfscultuur verbetert. Dit doe je onder andere door te zorgen voor een gezonde hoeveelheid aan werkzaamheden en het tonen van waardering. Bekijk hier meer tips voor een gezondere bedrijfscultuur.
• Bied ondersteuning
  Zorg voor een veilige werkomgeving, waarin medewerkers kunnen rekenen op de nodige (mentale) ondersteuning. Dit kan op verschillende manieren. Zorg voor een vertrouwenspersoon en geef medewerkers toegang tot een platform zoals onze Vitalmindz App, waarmee ze op hun eigen manier en tempo aan de slag kunnen met hun (mentale) gezondheid. Ook kun je medewerkers ondersteuning bieden middels coaching. Coaching is een bewezen effectieve methode om medewerkers te helpen bij onder andere hun stressmanagement, werk-privébalans en loopbaan.

Door bewust om te gaan met de oorzaken van frequent verzuim en proactief actie te ondernemen, kun je de impact op je organisatie beperken. Zorg voor een open cultuur waarin medewerkers zich gesteund voelen en waar aandacht is voor zowel werk als privé. Zo werk je samen aan een gezonde en productieve werkomgeving. Hulp nodig? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek, wij vertellen je graag over de mogelijkheden!