Frequent verzuim aanpakken en voorkomen? Zo doe je dat!
Het overkomt ons allemaal weleens: ziekmelden op het werk. Meestal duurt het een paar dagen voordat we weer op de been zijn. Soms meldt een medewerker zich echter regelmatig ziek. Dit roept de vraag op: wanneer is er sprake van frequent verzuim en hoe pak je dit aan als leidinggevende, werkgever of HR-professional? In dit artikel geven we je tips om frequent verzuim te voorkomen en aan te pakken.
De actuele verzuimcijfers
Laten we eerst eens kijken naar de recente cijfers om een beter beeld te krijgen van de huidige situatie. In het eerste kwartaal van 2024 was het ziekteverzuim 5,5 procent, lager dan de 6,3 procent in dezelfde periode van 2023, volgens het CBS. In de gezondheids- en welzijnszorg was het verzuim het hoogst met 7,8 procent, vooral binnen verpleging, verzorging en thuiszorg (9,5 procent).
Uit de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden 2023 blijkt dat 55 procent van de medewerkers verzuimde door griep of verkoudheid. Van de ondervraagde medewerkers gaf 8 procent aan dat hun verzuim voornamelijk te maken had met werk en 14 procent zei dat werk deels de oorzaak was. Medewerkers in het onderwijs en de zorg gaven vaak aan dat hun verzuim werkgerelateerd was, door onder andere te hoge werkdruk en fysiek zwaar werk. Psychische klachten, zoals overspannenheid en burn-out, werd door 8 procent van de ondervraagden genoemd. Belangrijk om hierbij te vermelden is dat verzuim door psychische klachten vaak een stuk langer duurt.
Wanneer is iemand te vaak ziek?
Verzuim betekent dat een medewerker niet op het werk verschijnt en hiervoor ziekte als reden opgeeft. Een ziekmelding is meestal voor een korte periode van een paar dagen. Ongeveer een vijfde van de totale verzuimkosten wordt veroorzaakt door kort verzuim. Maar wanneer melden medewerkers zich ‘te vaak’ ziek? We spreken over frequent verzuim als een medewerker zich in 12 maanden tijd drie keer of meer ziekmeldt.
Frequent verzuim kan grote operationele en financiële gevolgen hebben, zoals hogere werkdruk bij collega’s, productiviteitsverlies en extra kosten door doorbetaling van salaris en mogelijke vervanging van de zieke medewerker. Frequent verzuim kan ook een voorbode zijn van langdurig verzuim.
Langdurige of chronische stress heeft veel invloed op het lichaam. Stress beïnvloedt het immuunsysteem. Iemand die veel stress ervaart heeft vaak een lagere weerstand en wordt eerder ziek.
Wat zijn de oorzaken van frequent verzuim?
Het is belangrijk om de mogelijke oorzaken van frequent verzuim te herkennen en aan te pakken. Ga snel in gesprek met de medewerker. Er is vaak meer aan de hand dan je in eerste instantie denkt. Je kunt hier dan rekening mee houden in het gesprek met de medewerker en hierop doorvragen. We zetten de belangrijkste oorzaken voor je op een rij.
Stress
Langdurige of chronische stress heeft veel invloed op het lichaam. Stress beïnvloedt het immuunsysteem. Iemand die veel stress ervaart heeft vaak een lagere weerstand en wordt eerder ziek. Ook kan iemand met langdurige stress vaak minder goed focussen en wordt daardoor onhandig, waardoor een ongeluk in een klein hoekje zit.
Psychische problemen
Psychische klachten zijn steeds vaker de oorzaak van langdurig verzuim. Denk hierbij bijvoorbeeld aan burn-out, depressie en angstklachten. Het is zaak om de signalen vroegtijdig te herkennen, aan te pakken en met de medewerker in gesprek te blijven. Als werkgever speel je een grote rol in het welzijn van je medewerkers door een gezonde, veilige werkomgeving te bieden. Bij psychische klachten is het belangrijk dat een medewerker psychologische begeleiding krijgt.
Lichamelijke problemen
Natuurlijk kan frequent verzuim ook een puur medische oorzaak hebben, bijvoorbeeld bij een chronische ziekte, post-COVID of een nare botbreuk. Voer hierover een goed gesprek en kijk wat de medewerker nog kan. Is er bijvoorbeeld iemand die de taken van de medewerker tijdelijk kan overnemen bij afwezigheid? Let op dat iemand met lichamelijke klachten ook last kan hebben of krijgen van mentale klachten.
Problemen in werk-privébalans
Misschien is er iets aan de hand in de privésituatie van de medewerker. Denk aan relatieproblemen, geldzorgen, mantelzorg, een ziek kind, et cetera. Het is daarom zo belangrijk om aandacht te besteden aan de privé- en werksituatie. Kijk in een gesprek hoe je kunt helpen de balans te verbeteren.
Weinig of geen werkplezier
Hoe is de sfeer op de werkvloer? Is de medewerker gemotiveerd en betrokken? Als iemand het niet naar diens zin heeft, is de stap naar ziekmelden klein. Een loopbaangesprek kan zeer helpend zijn.
Vitalmindz App: voor vitale medewerkers
Ontdek de app
Voer een frequent verzuimgesprek
Nu je je meer bewust bent van de mogelijke oorzaken van frequent verzuim, is het belangrijk om zo snel mogelijk in gesprek te gaan. Dit noemen we een frequent verzuimgesprek. Probeer dit gesprek gelijk te houden nadat de medewerker zich weer beter heeft gemeld. We geven je een aantal handige tips voor het gesprek.
- Cijfers bij de hand. Bereid je goed voor op dit gesprek. Zorg dat je de verzuimcijfers van de medewerker bij de hand hebt.
- Bewustwording. Leg uit aan de medewerker waarom dit gesprek wordt gehouden. Het kan zijn dat de medewerker zich helemaal niet bewust is van het aantal ziekmeldingen en de gevolgen hiervan. Motiveer de medewerker om actie te ondernemen.
- Ga op zoek naar de oorzaak. Leef je in en probeer te achterhalen waarom de medewerker zo vaak afwezig is. Vraag hoe het gaat. Onthoud dat je als werkgever niet mag vragen naar de oorzaak van de ziekte. Overigens zijn medewerkers vaak best bereid om zelf te vertellen wat er aan de hand is, maar ze zijn niet verplicht dit te doen. Als zij de aard en oorzaak van hun ziekmelding wel willen vertellen, dan mag je uit privacyoverwegingen deze (medische) informatie niet vastleggen.
- Oplossingen. Ga samen met de medewerker na wat hij, zij of hen wel of niet kan. Laat de medewerker met ideeën komen om het verzuim te verminderen. Een bezoek aan de bedrijfsarts kan een oplossing zijn. Vergeet ook niet de medewerker begeleiding aan te bieden, zoals coaching. Er zijn verschillende vormen beschikbaar. Denk aan individuele coaching, loopbaan- of vitaliteitscoaching.
- Maak duidelijke afspraken. Maak duidelijke afspraken over het vervolg. Wie gaat wat doen? Wanneer? Wat is er dan concreet veranderd?
- Gespreksverslag. Het is belangrijk om schriftelijk vast te leggen wat er is besproken. Je kunt een kort gespreksverslag maken en dit toevoegen aan het verzuimdossier. De medewerkers en leidinggevende ondertekenen het verslag voor gezien. Zo kan er achteraf geen onduidelijkheid of verwarring ontstaan over de gemaakte afspraken. Deel het gesprekverslag met de medewerker en de verzuimcoördinator.
Iedere medewerker kan bijdragen aan het verhogen van de productiviteit en het verminderen van verzuim op de werkvloer. Is iedereen zich hier wel van bewust?
Hoe voorkom je frequent verzuim?
Het liefst wil je natuurlijk dat medewerkers zo min mogelijk verzuimen. Hoe zorg je ervoor dat het frequent verzuim omlaaggaat? Of nog beter, hoe voorkom je het? We geven je een aantal tips.
- Creëer bewustwording over verzuim
Iedere medewerker kan bijdragen aan het verhogen van de productiviteit en het verminderen van verzuim op de werkvloer. Is iedereen zich hier wel van bewust? Wat is verzuim en wat voor invloed heeft het op de organisatie als een week ziek ben? Wat kost dit de werkgever? Niet alle medewerkers zijn zich hiervan bewust. Soms melden medewerkers zich ziek in de veronderstelling dat dit af en toe moet kunnen. Het kan ook zijn dat familie of vrienden hierop aansturen. - Duidelijke communicatie rondom verzuim
Het opstellen van een verzuimprotocol en duidelijke communicatie over het verzuimbeleid kan ook bijdragen aan het verminderen van frequent verzuim. In een verzuimprotocol, ook wel verzuimreglement genoemd, leg je de verantwoordelijkheden en afspraken vast rondom het verzuim van je medewerkers . Er zijn een aantal stappen waar zowel de medewerker als werkgever rekening mee moet houden. Denk aan praktische informatie over ziekmelden en verzuim. Hoe meld je je ziek? Bij wie doe je dit? Wat zijn de voorwaarden voor een bezoek aan de bedrijfsarts? Hoe zit het met ziekmelden tijdens vakanties? Wanneer is er contact tussen de leidinggevende en medewerker? Om verwarring te voorkomen, is het goed om deze stappen vast te leggen. - Verlofregelingen
Het kan voorkomen dat een medewerker zich ziekmeldt, terwijl er andere mogelijkheden zijn om afwezig te zijn. Denk hierbij aan wettelijke verlofregelingen, zoals zorgverlof (kort- of langdurend), adoptieverlof of calamiteitenverlof. Informeer medewerkers in welke situaties zij bijzonder verlof kunnen opnemen. Vertel dat dit in de cao of arbeidsovereenkomst staat. Niet iedereen is hier bekend mee. - Verbeter de bedrijfscultuur
Mocht het verzuim te maken hebben met de werkomgeving, zorg dan dat je de sfeer in het team en/of de bedrijfscultuur verbetert. Dit doe je onder andere door te zorgen voor een gezonde hoeveelheid aan werkzaamheden en het tonen van waardering. Bekijk hier meer tips voor een gezondere bedrijfscultuur. - Bied ondersteuning
Zorg voor een veilige werkomgeving, waarin medewerkers kunnen rekenen op de nodige (mentale) ondersteuning. Dit kan op verschillende manieren. Zorg voor een vertrouwenspersoon en geef medewerkers toegang tot een platform zoals onze Vitalmindz App, waarmee ze op hun eigen manier en tempo aan de slag kunnen met hun (mentale) gezondheid. Ook kun je medewerkers ondersteuning bieden middels coaching. Coaching is een bewezen effectieve methode om medewerkers te helpen bij onder andere hun stressmanagement, werk-privébalans en loopbaan.
Door bewust om te gaan met de oorzaken van frequent verzuim en proactief actie te ondernemen, kun je de impact op je organisatie beperken. Zorg voor een open cultuur waarin medewerkers zich gesteund voelen en waar aandacht is voor zowel werk als privé. Zo werk je samen aan een gezonde en productieve werkomgeving. Hulp nodig? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek, wij vertellen je graag over de mogelijkheden!
Meer tips voor vitale medewerkers?
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van amplitie, preventie en psychisch verzuim!
Ik schrijf me in
Meer artikelen voor tips en inspiratie

Waarom perfectionisme vaak meer kost dan het opbrengt
Perfectionisme: het lijkt een mooie eigenschap. Een perfectionistische medewerker is immers kritisch en levert werk waar kwalitatief niets op aan te merken is. Kortom: de ideale medewerker zou je denken. Maar is dat wel zo?

Stress is gezond! Het is maar net hoe je het bekijkt
Goed nieuws: uit onderzoek van Yale University in samenwerking met Cambridge blijkt dat stress niet alleen maar de vijand is, maar ons ook juist gezonder kan maken!

Burn-out: dit is wat we nu weten
De term ‘burn-out’ is inmiddels zeer bekend. Toch is het nog steeds geen officiële diagnose in de DSM, het handboek van de psychiatrie. Wat zijn burn-outklachten dan precies? En hoe los je die klachten op?

Pesten op de werkvloer, wat doe je ertegen?
Treiteren, roddelen, uitlachen en kleineren: het gebeurt blijkbaar aan de lopende band op de werkvloer. CNV deed onderzoek naar grensoverschrijdend gedrag en pesten op de werkvloer. En de cijfers zijn schokkend.

7 Dimensies van het welzijn van medewerkers
Welzijn kent veel verschillende dimensies: fysiek, emotioneel, spiritueel, intellectueel, sociaal, financieel en werkinhoudelijk. Hoe ga jij als werkgever hier mee om?

Loslaten doe je zo!
Onplezierige zaken kosten veel energie en putten je uit. Ontdek hoe je kunt loslaten en meer in het moment kunt leven.

Q&A met de psycholoog: de meestgestelde coachingsvragen
Dag in dag uit helpen onze coaches medewerkers bij zaken waar zij tegenaanlopen, zowel op werk- als privégebied. Maar wat zijn nou eigenlijk de meestgestelde vragen van coachees?

Neurodiversiteit: zo creëer je voor iedereen een fijne werkplek
De meeste werkplekken zijn ingericht op neurotypische mensen, vaak wordt daarbij helaas weinig gedacht aan neurodivergente mensen. En dat is zonde, zowel voor medewerkers als voor de organisatie!

Roze verzuim: wat is het en hoe grijp je in?
Hoewel roze verzuim een minder bekende term is, kan het grote gevolgen hebben voor je organisatie en medewerkers. Het is een sluipmoordenaar die vaak over het hoofd wordt gezien en een mogelijke voorbode van burn-out of andere mentale problemen.

Introversie en leiderschap: de kracht van introverte leidinggevenden
Leiderschap wordt vaak geassocieerd met extraverte eigenschappen zoals assertiviteit, charisma en het vermogen om een groep mensen te motiveren. Gelukkig is er steeds meer erkenning voor de kracht van introverte leiders.

Burn-out ligt ook aan de werkomgeving, niet alleen aan de werknemer
Ontstaat burn-out door specifieke karaktereigenschappen van medewerkers? Uit onderzoek blijkt dat juist de werkomgeving een grote rol speelt bij een burn-out.

Conflict op het werk: zo los je het op
Waarschijnlijk heb je weleens te maken gehad met een conflict op de werkvloer. Ruzie tussen medewerkers veroorzaakt spanning, stress en in het ergste geval verzuim. Wat doe je als medewerkers met elkaar in de clinch liggen? En hoe voorkom je het?

Burn-out bij millennials en Gen Z’ers: hoe voorkom je het?
De laatste jaren is het aantal millennials en Gen Z'ers met een burn-out enorm toegenomen. Wat houdt deze generaties zo bezig dat de emmer vaker overloopt dan bij andere generaties?

Hoe je persoonlijke ontwikkeling voor medewerkers makkelijker maakt
Als werkgever weet je hoe belangrijk het is dat medewerkers werken aan hun persoonlijke ontwikkeling. Maar hoe pak je dit het beste aan?

Overspannen medewerker: het voorstadium van burn-out
Weet jij wat overspannen zijn inhoudt? En hoe herken je de signalen bij jouw medewerkers? Wij vertellen je dit en meer in dit artikel!

Werk-privébalans: ondersteuning voor medewerkers in elke levensfase
Bij iedere levensfase komen andere behoeften en uitdagingen in werk-privébalans kijken. Als werkgever wil je natuurlijk dat je medewerkers vitaal blijven gedurende deze fases, zodat je zo lang mogelijk plezier van ze hebt.

Amplitie: wat levert het op en hoe pas je het toe?
Met amplitie verhoog je het werkplezier van medewerkers, verstevig je hun gezondheid én versterk je de betrokkenheid bij de organisatie. Tenminste, dat is het idee.

De (on)zin van werkgeluk
Is werkgeluk alleen voor de geluksvogels of is het bereikbaar voor iedereen die dat wil? En welke rol heb je als werkgever hierin?

Zo floreren de introvert en extravert op de werkvloer
Extraverte medewerkers zijn binnen veel organisaties de norm, en dat terwijl een derde van de bevolking introvert is. Wij geven je inzicht en tips om het beste uit ieder type medewerker te halen.

Stress is gezond! Het is maar hoe je het bekijkt (deel 2)
Stress heeft een slecht imago en dat is onterecht! De juiste verhouding van cortisol en DHEA kan zelfs een positief effect hebben op de gezondheid en prestaties.

Hoe herken je stress en mentale problemen bij medewerkers?
Het afgelopen jaar steeg het aantal mensen dat zich ziekmeldde op het werk met stressklachten met maar liefst 11 procent. Maar hoe herken je stress en mentale problemen bij medewerkers?

Hoe waarborg je duurzame inzetbaarheid op afstand?
Thuiswerken is bij veel organisaties tegenwoordig de norm. In veel opzichten is dat ideaal, maar het kan ook een flinke uitdaging zijn om de duurzame inzetbaarheid van je medewerkers te waarborgen.

Huilen op het werk: een teken van zwakte?
Huilen op het werk: een angstaanjagend beeld voor veel medewerkers. Toch overkomt het 80% van de werkenden. Kloppen die oordelen dan wel? Wat maakt dat mensen huilen op het werk en hoe ga je hier als leidinggevende mee om?

Kun je veerkracht van medewerkers versterken met Virtual Reality?
Elke werkgever wil veerkrachtige medewerkers. Maar hoe versterk je die veerkracht? En welke rol kan Virtual Reality daarin spelen?